Wybór biura rachunkowego to kluczowy krok dla każdego przedsiębiorcy, a niektóre praktyki księgowych mogą mieć poważne konsekwencje dla Twojego biznesu.
Poznaj 5 czerwonych flag we współpracy z biurem rachunkowym, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
1.Brak kontaktu ze księgową.
Nie ma nic gorszego niż brak kontaktu ze strony księgowej w momencie, gdy tego potrzebujemy. Częstą praktyką jest biura rachunkowe drobnym druczkiem dopisują do umowy, że kontakt pomiędzy 10, a 20 dniem każdego miesiąca jest ograniczony i nie odbierają telefonów lub nie odpisują na e-maile, bo zamykają miesiąc u klientów.
Taka praktyka jest często w dużych biurach, w których jedna księgowa ma między 60-100 Klientów do rozliczenia miesięcznie. Możemy sobie wyobrazić jak ciężko jest odpowiadać tak dużej ilości osób na raz gdy jednocześnie ma się do zaksięgowania stos dokumentów.
Warto dopytać o takie szczegóły podczas nawiązywania współpracy z biurem, aby uniknąć takich sytuacji i dopytać się szczegółowo o kontakt i odpowiedzi na pytania, bo może ktoś jest wyznaczony do kontaktu z klientem.
2. Nieprzyznanie się do błędu, gdy się go popełni.
Każdy z nas jest człowiekiem i ma prawo do błędu nawet księgowa. Wszędzie, gdzie pojawia się czynnik ludzki tam też pojawiają się błędy. Absolutnie nie ma nic złego w tym, że się ktoś pomyli najgorszym jest jednak, gdy o tym nie informuje dlatego, że błąd może dużo kosztować. Dlatego też zostały stworzone korekty do deklaracji i należy z nich skorzystać w takich sytuacjach. Gdy Wasza księgowa o tym nie informuje, po czym błąd wychodzi po latach, macie teraz do zapłaty karę plus odsetki od zobowiązań podatkowych. Co gorsza okaże się, że wiedziała o tym wcześniej to należy zastanowić się z czego to wynika i czy dalsza współpraca ma sens.
3. Zmiana księgowych obsługujących naszą firmę kilka razy do roku.
Jeżeli zawiązaliście współpracę z biurem, gdzie Wasze księgi są przekazywane często z rąk do rąk różnym księgowym to jest to zły znak. Powodów może być kilka natomiast często może to oznaczać, że księgowe, które tam pracują to są stażyści i zmieniają się co pół roku lub po prostu panuje w pracy zła atmosfera i słaba płaca.
Pierwsza opcja jest bardzo niebezpieczna, bo często są to osoby niekompetentne, które też do końca nie przekażą kolejnej księgowej potrzebnych informacji oraz mogą popełnić masę błędów, które będą powielać kolejne osoby zajmujące się Waszymi księgami.
Uważam, że jest to największa czerwona flaga, często spotykana w dużych biurach rachunkowych, gdzie rotacja pracowników jest na wysokim poziomie.
4. Nieustalenie zasad KTO JEST ZA CO ODPOWIEDZIALNY na początku współpracy.
Bardzo potrzebne jest ustalenie żelaznych zasad dotyczących kto i za co jest odpowiedzialny już zaraz na początku współpracy. Dobrze jest, aby księgowa którą wybraliście będzie rzeczowa i wytłumaczy jej oczekiwania dotyczących np. terminów na przesyłkę dokumentów, kto wystawia faktury sprzedaży, czy ma biuro przypominać o dokumentach, poinformuje które dokumenty wysyła przedsiębiorca do urzędów czy sądu i kiedy np. tak jest w przypadku sprawozdanie finansowego.
Dlatego jeżeli nie dostajecie takiej informacji tylko pojawiają się pretensje, że to miało nie być w gestii księgowej warto się zastanowić nad sensem dalszej współpracy lub ewentualnie poprosić księgową o szkolenie z zakresu obowiązków względem biura rachunkowego, bo jest to zupełnie zrozumiałe, że pewnych rzeczy po prostu nie wiemy.
5. Brak ubezpieczenia OC biura.
Nie decydujcie się na współpracę z biurem, które nie ma wykupionego ubezpieczenia za błędy rachunkowe. Oznacza to, że Wasza księgowa podchodzi nieodpowiedzialnie do swojej pracy i klientów. Jak pisałam wyżej każdy ma prawo do błędów i to fakt błędy się zdarzają każdemu, ale też powinien mieć ubezpieczenie, bo nie na każdy błąd będzie nas stać, a karę należy zapłacić od razu.
