Uwaga!
Niniejszy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed podjęciem decyzji lub jakichkolwiek działań, zaleca się konsultację z odpowiednim specjalistą.
CZĘŚĆ 1 artykułu znajdziesz TUTAJ.
Czy prowadząc działalność nierejestrowaną muszę wystawiać rachunki lub faktury?
Prowadząc działalność nierejestrowaną, co do zasady nie jesteś zobowiązany do wystawiania rachunków lub faktur. Jednak, jeżeli klient, który skorzystał z Twoich usług zażąda otrzymania rachunku, zobowiązany jesteś do jego wystawienia. Tak samo w przypadku żądania wystawienia faktury. Wystawiony przez Ciebie rachunek powinien zawierać, co najmniej:
- numer;
- datę wystawienia;
- dane sprzedawcy i nabywcy;
- nazwę wykonanej usługi bądź sprzedanego towaru;
- należną do zapłaty kwotę.
Jeżeli Twój klient zażąda wystawienia faktury, zobowiązany jesteś do jej wystawienia. Takie żądanie klient może zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś mu towar lub usługę bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty.
Twoja faktura musi zawierać co najmniej:
- datę wystawienia;
- numer;
- dane sprzedawcy i kupującego – tj. imię i nazwisko podatnika, i kupującego oraz ich adresy.
- nazwę sprzedawanej usługi bądź towaru;
- cenę jednostkową usługi bądź towaru;
- Ilość dostarczonych towarów bądź wykonanych usług;
- Kwotę należności ogółem.
Przy sprzedaży nierejestrowej wystarczy, że podasz na rachunku lub fakturze swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL.
Pamiętaj także, że prowadząc działalność nierejestrową nie musisz zakładać w banku konta firmowego. Otrzymywane wynagrodzenie może być wpłacane na Twoje konto prywatne.
Rozliczanie działalności nierejestrowanej
Pomimo tego, że nie musisz rejestrować swojej działalności, zobowiązany jesteś do opłacenia należnego podatku. Działalność nierejestrowana podlega opodatkowaniu i rozliczaniu w zeznaniu rocznym po przekroczeniu kwoty wolnej od podatku (30 tys. zł).
Jeżeli uzyskujesz przychody zarówno z działalności nierejestrowej jak i z umowy o pracę czy umów zlecenia lub o dzieło, przychody z działalności nierejestrowej rozliczasz w zeznaniu rocznym PIT-36. Jest tam dodatkowa rubryka “działalność nierejestrowana”, w której wykażesz przychody, koszty, dochód i należny z tego tytułu podatek.
W zeznaniu rocznym możesz odliczyć koszty, które poniosłeś w związku z wykonywaną działalnością, na przykład zakup sprzętu potrzebnego do prowadzenia treningów personalnych. Koszty te powinny być udokumentowane, dlatego należy przechowywać wszystkie dowody zakupów. Najlepiej, jeśli na tych dowodach będą podane dane, dzięki którym będzie można zweryfikować czy zakupy zostały faktycznie poczynione dla Ciebie i przez Ciebie.
Co ważne, nie musisz płacić zaliczek na podatek, tak jak ma to miejsce w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Rozliczenie z działalności nierejestrowanej będzie dopiero po zakończeniu danego roku w PIT-36.
Działalność nierejestrowa, a VAT
Trener personalny, który prowadzi działalność w niewielkich rozmiarach, w tym działalność nierejestrową, może najczęściej skorzystać ze zwolnienia z VAT, ponieważ sprzedaż w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczy kwoty 240 tys. zł.
Wykonywanie niektórych usług np. prawniczych obliguje do rozliczania podatku VAT od zarobienia przysłowiowej złotówki. Na szczęście, usługi trenera personalnego podlegają podmiotowemu zwolnieniu z VAT. Jest to zwolnienie do limitu osiąganego przychodu, czyli kwoty 240 000 zł.
W momencie, gdy trener personalny podejmie decyzję o rejestracji do VAT lub przekroczy podany limit kwotowy, to do każdej wystawionej faktury sprzedażowej zobligowany będzie naliczyć podatek VAT w wysokości 23%.
Czy Trener personalny prowadząc działalność gospodarczą nierejestrowaną jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej?
Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zawiera katalog, czynności, których wykonywania wiążę się z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej od początku prowadzenia działalności, w tym również nierejestrowanej.
- 4 tegoż rozporządzenia nie wymienia trenera personalnego, jako zawodu, który zobowiązany jest do stosowania kasy fiskalnej już od pierwszego dnia działalności w tym nierejestrowanej.
W związku z tym, trener personalny może skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej do limitu 20000 zł w ciągu roku (limit ten liczymy proporcjonalnie dla przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność w trakcie roku).
Po utracie zwolnienia będziesz mieć 2 miesiące czasu (licząc od końca miesiąca, w którym utracono prawo do zwolnienia) na rozpoczęcie ewidencji przychodów na kasie fiskalnej.
Zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. m.in:
1) podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 zł;
2) podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy kwoty 20 000 zł.
RODO w działalności nierejestrowanej
Czy prowadząc działalność nierejestrowaną – świadcząc usługi treningu personalnego jesteś zobowiązany do przestrzegania zasad związanych z przetwarzaniem danych osobowych?
Jest to tak obszerny temat, który znajdziesz w odrębnym wpisie, dlatego w tym artykule przedstawione zostały tylko najważniejsze założenia związane z RODO.
RODO chroni dane osobowe bez względu na to, czy prowadzisz swoją firmę w tradycyjnej formie, czy też bez rejestracji. Dlatego jeżeli przetwarzasz dane osobowe, zobowiązany jesteś do przestrzegania zasad zgodnie z RODO. A co to oznacza w praktyce?
Zacznijmy od tego co to są dane osobowe?
Dane osobowe stanowią wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osoby fizycznej. Poszczególne informacje, które w połączeniu ze sobą mogą prowadzić do zidentyfikowania tożsamości danej osoby, także stanowią dane osobowe.
Przykładami danych osobowych jest:
- imię i nazwisko;
- adres zamieszkania;
- adres e-mail, taki jak imię.nazwisko@firma.com;
- numer dowodu tożsamości;
- dane o lokalizacji (np. ustawienia lokalizacji w telefonie komórkowym)*; adres IP;
- identyfikator plików cookie*;
- identyfikator reklamowy w telefonie komórkowym;
- dane przechowywane przez szpital lub lekarza, które mogą jednoznacznie wskazywać tożsamość danej osoby
Przykłady danych niebędących danymi osobowymi:
- numer KRS;
- adres e-mail, taki jak info@firma.com
- dane anonimowe.
W związku z powyższym, współpracując z Klientami, posiadając konta firmowe na social mediach, przetwarzasz dane osobowe i dlatego jesteś zobowiązany do przestrzegania zasad wynikających z RODO. Ustawodawca nie wymienił dokładnej liczby oraz rodzaju dokumentów jakie musisz posiadać aby spełniać wymagania prawne w tym zakresie, jednak Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje następujące dokumenty, które powinien posiadać każdy przetwarzający:
1) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania i zakres rejestru kategorii czynności przetwarzania, o których mowa w art. 30 RODO;
2) zgłaszanie naruszenia ochrony danych do organu nadzorczego (UODO) – art. 33
ust. 3 RODO;
3) prowadzenie wewnętrznej dokumentacji stanowiącej rejestr naruszeń ochrony danych, o którym mowa w art. 33 ust. 5 RODO;
4) zawartość raportu dokumentującego wyniki przeprowadzonych ocen skutków dla ochrony danych – art. 35 ust. 7 RODO 8 .
Tak jak zostało wspominane wyżej, ważne jest by zrealizować cele wskazane w RODO – zagwarantować, że przetwarzanie będzie odbywało się zgodnie z rozporządzeniem, oraz zapewnić, że będzie się umiało to wykazać.
Podsumowując, jeżeli do tej pory zastanawiałeś/ zastanawiałaś się nad rozpoczęciem swojej przygody z biznesem w branży fitness, jednak koszty stałe związane z prowadzeniem działalności gospodarczej Cię przerażały, działalność nierejestrowana może być bezpieczną alternatywą aby się sprawdzić i zgromadzić bazę klientów, a w przyszłości rozwijać się dokonując rejestracji działalności w odpowiednich rejestrach.
