Dobra organizacja to podstawa, jeśli prowadzisz Studio Treningów Personalnych.
Wszyscy wiemy, jak wiele elementów jest do ogarnięcia każdego dnia i do tego jeszcze prowadzenie treningów i zajęć. Korzystanie z dedykowanych narzędzi pomaga w znaczący sposób ograniczyć czas wykonywania rutynowych czynności, utrzymując jakość obsługi na najwyższym poziomie. Z jakich narzędzi warto więc korzystać?
Prowadzenie kalendarza to jeden ze sprawdzonych sposobów na poprawę organizacji pracy w Studiu Treningów i szereg korzyści zarówno dla Właściciela, Managera, Trenerów jak i dla samych Klientów!
Czytelny grafik zajęć online
Po pierwsze, możesz zaplanować cykliczne wydarzenia oraz zajęcia indywidualne, a wszystko znajduje się w jednym miejscu i jest dostępne online również dla Klientów w aplikacji mobilnej. W celu lepszej organizacji warto rozważyć dodanie grafiku dostępności godzin Trenerów, co ułatwi planowanie i od razu będziesz wiedzieć, kiedy mogą zostać przeprowadzone dodatkowe treningi, zajęcia czy konsultacje. Jeśli potrzebujesz więcej elastyczności lub prowadzisz wiele typów zajęć, możesz skorzystać z osobnego dedykowanego grafiku to, treningów personalnych.
Jeśli w Twoim Studiu jest kilka sal, prowadzisz zajęcia w różnych lokalizacjach lub na zewnątrz, wykorzystaj możliwość stworzenia grafiku z podziałem na sale. To bardzo praktyczna funkcjonalność, dzięki której będziesz mieć wszystko pod kontrolą i to online.
Warto dodać, że prowadzenie transparentnego grafiku zajęć i dostępności usprawnia proces planowania i rozliczeń, szczególnie jeśli pracujesz w kilkuosobowym zespole.
Samodzielne zapisy na zajęcia
Korzystając z grafiku online, umożliwiasz swoim Klientom automatyczne zapisywanie się na zajęcia i treningi oraz samodzielną zmianę terminów rezerwacji w dowolnym momencie. Dlaczego to jest ważne? Przede wszystkim, zapisy dzieją się bez angażowania czasu zarówno Twojego jak i Twoich pracowników, którzy zyskują przestrzeń na inne aktywności. Dodatkowo, proces zapisów jest prosty i szybki, wszystko odbywa się poprzez aplikację mobilną. Zapisy dzieją się same, a Ty masz nad wszystkim kontrolę dzięki czytelnym informacjom w systemie i raportom. Automatyczne powiadomienia i przypomnienia przed rozpoczęciem zajęć i treningów zwiększają frekwencję, a Ty nie musisz pamiętać o samodzielnym wysyłaniu wiadomości sms do każdego klienta.
Kursy i stałe zapisy na zajęcia
Jeśli prowadzisz kursy np. w szkole tańca, możesz przypisać karnety Uczestników do określonych kursów a także dodać dowolne usługi dodatkowe i określić ich czas trwania. To wygodne rozwiązanie, które praktycznie w całości eliminuje ręczną, żmudną pracę i daje Klientom nowe możliwości. Podobnie jeśli chodzi o zajęcia o różnych poziomach zaawansowania, możesz umożliwić Klientom stałe zapisy do wybranej grupy, aby nie musieli za każdym razem dokonywać rezerwacji.
Lista rezerwowa
Kolejnym, bardzo praktycznym ułatwieniem jest korzystanie z listy rezerwowej, która doskonale sprawdza się przy zajęciach grupowych o ograniczonej liczbie miejsc związanych np. z ilością mat, piłek czy innych sprzętów. Warto pamiętać, że Ty sam ustalasz w kalendarzu limit miejsc na dane zajęcia, który będzie widoczny dla klientów podczas zapisów. Lista rezerwowa zwiększa szansę na wykorzystanie wszystkich miejsc na sali. W przypadku wypisania się osoby z głównej listy, kolejna osoba z listy rezerwowej otrzyma automatyczne powiadomienie i będzie mogła wziąć udział w danych zajęciach. Klienci bardzo cenią to rozwiązanie, gdyż nie muszą dzwonić ani pisać wiadomości do trenerów, aby zapisać się na swoje ulubione zajęcia i “nie odbijają się od drzwi” kilka minut przed zajęciami. I co najważniejsze, nie musisz prowadzić papierowych list, ani pamiętać ile osób zapisało się w jakim terminie ani kto się wypisał.
Łatwo i przyjemnie
Jaki więc powinien być kalendarz, aby w realny sposób wspierać codzienną pracę w studiu treningów?
Przede wszystkim prosty w obsłudze zarówno dla pracownika Studia jak i dla Klienta oraz powinien umożliwiać dodawanie nowych typów zajęć i treningów, przypisywanie trenerów do danych typów, określanie sal, limitów i czasu trwania zarówno zajęć jak i kursów.
I oczywiście koniecznie musi wysyłać automatyczne powiadomienia Klientom i gromadzić wszystkie niezbędne dane dla Właściciela Studia. Jeśli dodamy do tego dostępność online i możliwość szybkiej modyfikacji, otrzymujemy przepis na doskonałe narzędzie, które może być doskonałym wsparciem dla każdego studia, które oferuje zajęcia grupowe lub indywidualne.
A Ty w jaki sposób organizujesz codzienną pracę w swoim Studio? Zanim zaczniesz testować wszystkie dostępne narzędzia na rynku, zastanów się, co jest dla Ciebie najważniejsze i jakie działania warto usprawnić w pierwszej kolejności.
Efektywne prowadzenie dedykowanego kalendarza z grafikiem zajęć online to ważny krok, który pomoże Ci w znaczący sposób zaoszczędzić sporo czasu, zwiększyć możliwości sprzedażowe i satysfakcję Klientów.
