Regulamin Klubu Fitness to podstawowy dokument, o który powinieneś/powinnaś zadbać prowadząc swój Klub lub myśląc o jego otwarciu. Jest to swoistego rodzaju księga zasad, jakie obowiązują Ciebie, Twoich pracowników jak i Klientów, którzy korzystają z Twoich usług.
Dobrze napisany regulamin z jednej strony zapewnia bezpieczeństwo dla Właściciela z drugiej porządek w Klubie. Określa zasady według, których powinni postępować Twoi Klienci tak, aby Wasza współpraca układała się bez większych przeszkód.
Mam nadzieję, że lektura tego artykułu utwierdzi Cię przekonaniu, że regulamin to must have każdego Klubu Fitness i zadbasz o to, aby go mieć, a jeśli go już posiadasz to sprawdzisz, czy ma wymienione elementy, o których przeczytasz w dalszej części.
Zacznijmy jednak od tego, co to znaczy dobrze napisany regulamin? Otóż, to regulamin, który będzie dopasowany do specyfiki Twojego Klubu, a przez to odzwierciedla Twoje potrzeby i odpowiednio Cię zabezpieczy. Zwróć uwagę, że inna będzie specyfika regulaminu klubu, w którym prowadzone są zajęcia grupowe, a inna gdzie odbywają się jedynie treningi personalne.
Poniżej przedstawiam opracowany przeze mnie subiektywny schemat regulaminu Klubu Fitness, zawierający kluczowe elementy, które – moim zdaniem – najlepiej zabezpieczą Twój biznes.
- Zaczynając od początku, jako pierwsze powinny znaleźć się informacje podstawowe o Klubie i jego Właścicielu. To tutaj umieszczamy informacje dotyczące Ciebie jako Właściciela (nazwa Twojej działalności, siedziba, numer NIP, REGON) adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu, godziny otwarcia itp., czyli wszystko o czym powinien dowiedzieć się klient klubu w pierwszej kolejności.
- Zasady udziału w treningach- w tym punkcie należy zawrzeć informacje, kto może być Klientem klubu, czy są ograniczenia wiekowe dla klientów, czy są przeciwskazania do udziału w treningach dla poszczególnych osób itp.
III. Rodzaje świadczonych usług w Klubie to kolejny istotny element regulaminu. Należy opisać w nim dokładnie, jakie usługi są świadczone, długość trwania zajęć, co w ramach danego karnetu otrzymuje klient oraz czas jego trwania.
- Prawa i obowiązku Klientów Klubu- to w tym punkcie należy zawrzeć informacje dotyczące tego, w jaki sposób powinni zachowywać się Klienci w klubie, do czego mają prawo, a jakie są ich obowiązki. Możesz również w tym miejscu wymienić ogólne zasady korzystania z pomieszczeń w Klubie.
- Informacje dotyczące rodzajów karnetów i płatności jakie są dostępne w Klubie to kolejny niezbędny punkt, jaki powinien znaleźć się w regulaminie. Klient musi wiedzieć jakie rodzaje karnetów oraz metody płatności są dostępne w Klubie.
- Dbanie o ochronę wizerunku Klientów to ważny element funkcjonowania każdego Klubu Fitness. Musisz pamiętać, że wizerunek jest prawnie chroniony, dlatego jeżeli chcesz udostępniać zdjęcia Twoich Klubowiczów, zamieść odpowiednie zapisy w regulaminie oraz uzyskaj stosowne zgody. Pamiętaj jednak, że zgoda na wykorzystanie wizerunku danego klienta nie może być jego obowiązkiem, jest to zawsze element dobrowolności. Obecnie obowiązujące przepisy nie wymagają, aby zgoda na wykorzystanie wizerunku była udzielana pisemnie, jednak z mojego doświadczenia wynika, że warto mieć taką zgodę w formie pisemnej, a nie tylko ustnej.
VII. Przetwarzanie danych osobowych. Będąc właścicielem Klubu Fitness przetwarzasz dane osobowe swoich Klientów. W związku z tym, zgodnie z obowiązującymi przepisami, musisz poinformować Klientów, których dane będą przetwarzane m.in. o: zakresie przetwarzania danych osobowych, celu przetwarzania, podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych, wymienić prawa jakie im przysługują itp.
VIII. Polityka odwoływania udziału w treningach – z mojego doświadczenia wynika, że jest to jeden z najistotniejszych i najbardziej spornych elementów regulaminu. Problem z odwoływaniem udziału w treningach jest bardzo powszechny i dotyka bardzo wielu właścicieli Klubów Fitness, dlatego należy zadbać o to, aby odpowiednie zapisy znalazły się w regulaminie. Pozwoli to zdyscyplinować Klientów, ale też zabezpieczyć właściciela przed roszczeniami Klientów z tytułu nieskorzystania z usług klubu w ramach danego karnetu.
- Jeżeli w Twoim Klubie posiadasz monitoring wizyjny, to musisz o tym poinformować Klientów, a także uwzględnić odpowiednie informacje w zakresie przetwarzania danych (wizerunek to również dana osobowa).
- Prowadząc Klub musisz przygotować się na to, że Klienci mogą chcieć składać reklamacje. W związku z tym, w regulaminie powinny znaleźć się m.in. zapisy dotyczące tego w jaki sposób Klient może złożyć reklamację, czego może dotyczyć reklamacja, jaki jest czas i możliwe sposoby jej rozpatrzenia itp.
- W ostatnim punkcie regulaminu – postanowieniach końcowych- powinny się znaleźć natomiast informacje dotyczące w szczególności możliwości wprowadzania zmian do regulaminu, rozstrzygania sporów, wskazanie obowiązującego prawa, a także dane kontaktowe, jeśli nie zostały zamieszczone w innych punktach regulaminu.
Pamiętaj, że samo umieszczenie regulaminu czy to na stronie internetowej Twojego klubu, czy też w widocznym jego miejscu może okazać się niewystarczające.
W jaki sposób w takim razie uzyskiwać potwierdzenie Klienta, że zaakceptował regulamin? Tutaj będę może mało zaskakująca, ale najlepiej jeśli takie potwierdzenie będziemy mieć w formie pisemnej. Dzięki temu, w spornych sytuacjach będziesz w posiadaniu potwierdzenia, że dany Klient faktycznie zaakceptował treść regulaminu. W tym miejscu możesz również zadbać, o zebranie zgody na wykorzystanie wizerunku Klienta, ale także możesz poinformować go o tym, że w Klubie zamontowany jest monitoring wizyjny.
Regulamin przygotowany zgodnie z powyższym schematem nie tylko zwiększy bezpieczeństwo Twojego biznesu, ale także jasno określi prawa i obowiązki Klientów korzystających z oferowanych usług w klubie. Co możesz stracić, nie posiadając regulaminu? Brak spisanych zasad może prowadzić do chaosu organizacyjnego i niejasnych sytuacji, w których Klienci mogą wymuszać na Tobie decyzje niekorzystne dla firmy. Regulamin stanowi solidną podstawę określającą, co jest dozwolone, a co nie, zapewniając przejrzystość działania. W każdej branży warto dbać o jasne zasady, a w Klubie Fitness jest to wręcz niezbędne.
