Podpisywanie dokumentów

Przeczytaj zanim podpiszesz umowę o pracę z klubem fitness. Cz. 2

Podstawą współpracy trenera z klubem jest umowa. Określa ona zasady i warunki wzajemnej współpracy stron. W niniejszym artykule postaramy się wskazać na postanowienia w umowach, które mogą zaburzyć tę pożądaną, partnerską relację pomiędzy trenerem i klubem fitness.

[Pierwszą część artykułu możesz przeczytać TUTAJ]

Raportowanie z wykonania umowy

W umowach współpracy z klubem fitness często, jako jeden z podstawowych obowiązków trenera, określony jest obowiązek informowania klubu o wykonywaniu umowy. W interesie trenera leży zadbanie o to, aby obowiązek ten został doprecyzowany. Ważne, aby w umowie znalazły się precyzyjne zasady przedkładania klubowi takich informacji, tj. forma raportów, termin ich składania (np. co tydzień lub raz w miesiącu), a także co powinno się w nich znaleźć, czyli treść. Raportowanie najczęściej skorelowane jest z okresami rozliczeniowymi, ale nie jest to konieczne. Bez względu na to jak często klub wymaga składania informacji z wykonywanych obowiązków, w tym przypadku również należy postawić na zasadę maksymalnej rozliczalności obowiązków w trenera.

Ochrona Danych Osobowych

Powszechnie stosowanym postanowieniem w umowach z klubami fitness jest zobowiązanie trenera do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Jest to działania zrozumiałe, gdyż każdy przedsiębiorca stara się chronić swój know how, materiały, metody treningowe, wypracowane strategie działań marketingowych.

Dodatkowo w niektórych umowach współpracy z klubami spotkać się można z postanowieniami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Kluby fitness nakładają na trenerów obowiązek zachowania w poufności danych klientów oraz przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących danych osobowych, w tym regulacji wewnętrznych. Takie postanowienie również wydaje się w porządku, pod warunkiem, że klub umożliwia trenerowi zapoznanie się z wewnętrznie obowiązującymi w klubie procedurami czy regulaminami. Podpisując umowę z klubem warto więc zadbać o to, aby uzyskać od klubu kopie wszelkich regulacji wewnętrznych lub przynajmniej informację, gdzie z takimi regulacjami można się zapoznać.

Ponadto, gdy wykonywanie umowy z klubem fitness rzeczywiście wiąże się dla trenera z dostępem do danych osobowych klientów (np. do imiennej listy klientów albo chociaż do przydzielonej przez klub do trenera grupy klientów, danych kontaktowych do konkretnych klientów), obowiązkiem klubu, jako administratora danych swoich klientów, jest udzielenie trenerowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz przeszkolenie z zasad ochrony danych osobowych.

Kary umowne

Kary umowne w umowach współpracy to złożony temat. Służą one klubom do dyscyplinowania trenerów. Ta funkcja represyjno-dyscyplinująca przebija się z treści umów współpracy. Sednem kary umownej jest to, że klub nie musi ponieść realnej szkody na skutek niewykonania umowy przez trenera. Z grubsza wystarczy, że klub wykaże dwie okoliczności: (i) niewykonanie umowy oraz (ii) winę trenera w jej niewykonaniu. Jeżeli już kary umowne muszą być, to dobrze by było, aby zastrzegane były na wypadek nierealizowania przez trenera konkretnych i istotnych obowiązków, zwłaszcza tych, które mogą mieć dalece doniosłe znaczenie dla klubu. Gorzej, co jest częstą praktyką klubów, gdy kary są zastrzegane za jakiekolwiek naruszenie, jakiegokolwiek obowiązku. Przewidują przy tym wielotysięczne sumy, które trener musi zapłacić klubowi, na wypadek takiego naruszenia. Warto podjąć starania i wynegocjować usunięcie z umowy takich kar. W razie nieustępliwości klubu w tym zakresie, istnieje wiele mechanizmów umownych, które mogą zmniejszyć to ryzyko kontraktowe. Dla przykładu można wprowadzić górny limit odpowiedzialności trenera (np. że suma naliczonych kar umownych nie może przekraczać kwoty X); uzależnić wysokość kary umownej od stopnia niewykonania danego obowiązku; uzgodnić zasady weryfikacji czy nastąpiło niewykonanie umowy, które wykluczają swobodną ocenę klubu, wprowadzić obowiązek uprzedniego wezwania trenera do zaprzestania naruszeń w określonym terminie (kara byłaby należna, jeżeli trener ponowi swoje niewłaściwe zachowanie); wprowadzenie terminu, w którym klub może nałożyć taką karę, liczony od dnia niewykonania umowy przez trenera – po upływie tego terminu uznaje się klub zrzekł się swojego roszczenia o zapłatę kary.

Przeniesienie praw własności intelektualnej

W umowach o współpracę spotyka się czasami postanowienia dotyczące praw własności intelektualnej. Pojęcie to obejmuje wiele różnych praw. Dość rzec, że zastrzeganie takich postanowień przez kluby jest nieporozumieniem. Można spotkać się z przypadkami zapisów, kiedy to klub wymaga przeniesienia praw do wytworzonych przez trenera w trakcie współpracy utworów autorskoprawnych, wynalazków, procesów, ulepszeń, planów, projektów, wzorów, programów komputerowych, baz danych lub jakichkolwiek innych utworów związanych z wysiłkiem intelektualnym lub organizacyjnym. Trudno sobie wyobrazić, aby w trakcie prowadzenia treningu powstał wynalazek, program komputerowy czy baza danych (nie mówiąc już o topografii układu scalonego – co przytoczony przykład również pośrednio zakłada). Jedyną, jak się zdaje, realną sytuacją jest przypadek utworu autorskoprawnego, którym może być np. plan treningowy albo metoda treningowa. Aby można jednak mówić o planie treningu, jako utworze, musi on cechować się oryginalnością i twórczym charakterem. Nie jest to jednak wystarczające. Musi być jeszcze utrwalony w jakiejś postaci. Sama idea, czy pomysł planu treningowego nie jest utworem.

Często w umowach klub zastrzega, że przeniesienie praw własności intelektualnej odbywa się bez odrębnego wynagrodzenia. Nie jest to dobre i rekomendowane rozwiązanie. Jeżeli trener wypracował już autorski plan treningowy, który można uznać za utwór autorskoprawny, po jego skomercjalizowaniu wartość takiego utworu może być wyższa niż całe wynagrodzenie, jakie trener otrzymuje z tytułu umowy. Warto, aby na tym polu trener miał pełną kontrolę – nie tylko, co do wysokości wynagrodzenia, ale również czy chce przenieść taki utwór na klub.

—————————————————————————————

Podsumowując powyższą analizę przykładowych postanowień spotykanych w umowach współpracy z klubami, jeszcze raz zwracamy uwagę, że decydując się na rozpoczęcie współpracy z klubem trenerzy przede wszystkim powinni zachować czujność i dociekliwość. Oczywiście, nie każdy posiada wiedzę prawniczą (albo ma wśród znajomych dobrych prawników ;-)) i wcale takowej posiadać nie musi. Zachęcamy jednak do uważnego i krytycznego czytania każdej umowy, którą przyjdzie nam podpisać, w szczególności tych postanowień, które dotyczą obowiązków trenera wobec klubu. Niezależnie od tego, jak silna jest pozycja negocjacyjna trenera względem potencjalnego zleceniodawcy, zawsze warto zadawać pytania i wyjaśniać wątpliwości co do treści umowy, jeżeli takowe się pojawią. W takich przypadkach postawa klubu i jego przedstawicieli niejednokrotnie też wiele może powiedzieć o przyszłej współpracy. Z punktu widzenia interesów prawnych trenera kluczowe jest dążenie do tego, aby jak najbardziej precyzyjnie opisać zakres swoich obowiązków, czyli to, za co odpowiadamy i co druga strona umowy będzie mogła od nas egzekwować w trakcie współpracy.

—————————————————————————————

Trenerze
Wiem, że masz dość spamu na swojej skrzynce. Wiem też, że mogę dać Ci więcej niż myślisz. Gratuluję Ci, że wybrałeś zawód Trenera. Jeszcze bardziej gratuluję, że chcesz być najlepszy na rynku. Zapisz się na mój newsletter, a obiecuje Ci, że przy Twoim 100% zaangażowaniu nic Cię nie powstrzyma i uciekniesz konkurencji. To Ty będziesz wyznaczał trendy.
Do usłyszenia.
Kasia F.

[mc4wp_form id=”1980″]

Podpisywanie dokumentów

Przeczytaj zanim podpiszesz umowę o pracę z klubem fitness. Cz. 1

Baza klientów jest kluczowa dla trenera personalnego. Tę może zapewnić klub fitness. Aby jednak współpraca trenera z klubem okazała obopólną korzyścią, istotne jest oparcie jej na partnerskich i przejrzystych zasadach.

Podstawą współpracy trenera z klubem jest umowa. Określa ona zasady i warunki wzajemnej współpracy stron. W niniejszym artykule postaramy się wskazać na postanowienia w umowach, które mogą zaburzyć tę pożądaną, partnerską relację pomiędzy trenerem i klubem fitness.

Zakres i rozmiar obowiązków trenera

Wielkim nieobecnym w umowach współpracy trenera i klubu jest precyzyjne wyznaczenie zakresu podstawowych obowiązków trenera i czasowy wymiar tych obowiązków. Ustalenie zakresu i poziomu takiego zaangażowania może przybrać postać np. załącznika do umowy – zwanego niekiedy service level agreement. Określa on aktualne zobowiązania trenera, wskazując szczegółowo, jakie czynności powinien podejmować trener lub jaki jest wymiar jego pracy (czasowy / ilościowy / jakościowy). Załącznik taki może być łatwo zmieniany przez strony poprzez zawarcie aneksu do umowy, co daje im elastyczność wzajemnej współpracy. Należy szczególnie zwracać uwagę i dążyć do wyeliminowania postanowień, które pozwalają na jednostronne, dowolne określanie przez klub fitness wymiaru obowiązków trenera lub dają klubowi prawo do arbitralnego narzucania trenerowi dodatkowych zadań.

Jeżeli umowa przewiduje udział trenera w dodatkowych spotkaniach, szkoleniach lub wydarzeniach marketingowo-promocyjnych, istotne jest ustalenie maksymalnego czasowego zaangażowania trenera w te dodatkowe czynności, np. nie dłużej niż 10 godzin w miesiącu. Oczywiście, strony umowy mogą ustalić, że ten wymiar jest zastrzeżony na korzyść trenera. Oznacza to, że w takim przypadku to trener mógłby decydować o tym, w jakim wymiarze angażuje się w czynności dodatkowe. Ustalenie wprost w umowie maksymalnego wymiaru zaangażowania chroni interes trenera w ten sposób, że klub nie może żądać obecności trenera w szkoleniach czy dodatkowych wydarzeniach ponad ten wymiar. Dodatkowo, ustalenie w umowie takich progów brzegowych pozwala trenerowi świadomie zarządzać swoim czasem. Warto zawsze negocjować dodanie takich postanowień do umowy współpracy z klubem.

Korzystając z tego przykładu, istotne może być uregulowanie także kwestii gdzie takie dodatkowe czynności trenera miałby być wykonywane. Czy tylko w miejscowości, w której znajduje się klub, czy też w innych miejscach. Jeżeli dany klub dokonuje biznesowej ekspansji na nowe miasta, może on chcieć, aby w szkoleniach promocyjnych odbywających się w takim mieście uczestniczył trener. Wyznaczenie zakresu terytorialnego spełnienia takiego obowiązku przez trenera pozwala na uregulowanie innych jeszcze uprawnień trenera, np. prawo do wyrażenia przez trenera sprzeciwu na uczestniczenie w szkoleniach, które odbywają się np. w odległości większej niż 50 km od siedziby klubu, bądź obowiązku wcześniejszego informowania trenera o planowanych dodatkowych wydarzeniach. Ma to bardzo praktyczne znaczenie, ponieważ pozwoli trenerowi na optymalne zaplanowanie przygotowań i zarządzanie swoim czasem.

Leonardo da Vinci mawiał, że prostota jest szczytem wyrafinowania. Nie sposób nie zgodzić się z tą myślą. Jednakże, nie sprawdza się ona w przypadku, gdy starannie podchodzi się do tego, co jest przedmiotem naszych zobowiązań. Lapidarne i hasłowe określenie w umowie obowiązków trenera – pozorny walor umowy – w połączeniu z ich ilością, w wielu sytuacjach może być pułapką, w którą trener wpadł. Rozliczalność obowiązków trenera powinna być zawsze tym, na co w pierwszej kolejności należy zwracać uwagę rozważając rozpoczęcie współpracy z klubem fitness.

Otwarty katalog obowiązków trenera

Czasami w umowach zdarza się postanowienie, że w ramach zobowiązań trenera, strony wskazują, że tenże jest zobowiązany do „wykonywania innych zadań zleconych przez Zleceniodawcę”. Postanowienie to może mieć brzemienne skutki dla trenera. Głównym zagrożeniem jest jego blankietowość i uznaniowość. Klub może zlecić trenerowi prawie wszystko, co pozostaje w ogólnych ramach współpracy i wyznaczone jest przez cel umowy. Z drugiej strony zrozumiałe jest, że nie sposób na etapie zawierania umowy przewidzieć wszystkich sposób współpracy stron. Aby jednak ryzyko z tym związane zostało ograniczone, wskazane jest uregulowanie, że inne zadania zlecone przez klub wymagają np. zgody trenera.

Wynagrodzenie

Co do zasady do umów o współpracę trenera z danym klubem fitness znajdują zastosowanie przepisy dotyczące umowy zlecenia. Przepisy te przewidują dwa tytuły zleceniobiorcy (czyli trenera) do otrzymania od zleceniodawcy (czyli klubu) zapłaty. Pierwszym tytułem jest wynagrodzenie. Jest ono, co do zasady ustalane przez strony, np. ryczałtowo lub w zależności od ilości przepracowanych godzin. Drugim tytułem jest zwrot wydatków trenera. Trener może w takim wypadku żądać zwrotu wydatków poniesionych w celu należytego wykonania umowy, wraz z odsetkami ustawowymi. W umowach współpracy z klubami przewiduje się czasami, że trener np. dba o porządek i czystość w klubie, w tym sprząta klubu po zakończonej zmianie, kontroluje i dezynfekuje sprzęt używany do treningu albo bierze udział we wspomnianych zamiejscowych szkoleniach. Koszty detergentów (jeżeli klub nie zapewnia takich detergentów) lub inne wydatki (hotel, przejazdy do i z miejsca szkolenia) poniesione przez trenera w związku w wykonywaniem umowy, klub powinien zwrócić trenerowi. Jeżeli strony w umowie nie postanowiły, że wynagrodzenie trenera pokrywa również poniesione przez niego wydatki, to trener może żądać ich zwrotu od klubu. Wynika to z ogólnych przepisów o umowie zlecenia. Gorzej jak klub zastrzega, że wynagrodzenie wyczerpuje wszystkie roszczenia trenera. Wtedy trener może mieć istotne trudności w otrzymaniu zwrotu wydatków.

Minimalne wynagrodzenie

Nie możemy zapomnieć, że niejednokrotnie trener może zostać zakwalifikowany jako „przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi” w rozumieniu ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Będzie tak, jeżeli trener nie prowadzi jednoosobowej działalności gospodarczej, albo nawet prowadzi, ale nie zatrudnia pracowników lub nie zawiera umowy z innymi zleceniobiorcami. Wtedy znajduje zastosowanie przepis tej ustawy, który gwarantuje minimalną stawkę godzinową. W 2018 r. wynosi ona 13,70 zł. Istotne jest w takim przypadku uregulowanie w umowie zasad rozliczania godzin wykonywania umowy przez trenera, o czym poniżej.

Część druga TUTAJ

—————————————————————————————

Trenerze
Wiem, że masz dość spamu na swojej skrzynce. Wiem też, że mogę dać Ci więcej niż myślisz. Gratuluję Ci, że wybrałeś zawód Trenera. Jeszcze bardziej gratuluję, że chcesz być najlepszy na rynku. Zapisz się na mój newsletter, a obiecuje Ci, że przy Twoim 100% zaangażowaniu nic Cię nie powstrzyma i uciekniesz konkurencji. To Ty będziesz wyznaczał trendy.
Do usłyszenia.
Kasia F.

[mc4wp_form id=”1980″]

Ściana pełna kamer które są skierowane na dwie osoby

Dane osobowe. Czy wiesz jaka odpowiedzialność na Tobie spoczywa?

Zagadnienie danych osobowych i kwestie dotyczące ich prawidłowej ochrony stają się coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorców przetwarzających dane osobowe swoich klientów.

Obok rzeczywistej troski o należyte zabezpieczenie danych osobowych klientów, trzeba pamiętać o przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawa, w tym również przepisów prawa unijnego, w szczególności tzw. ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), które zaczną obowiązywać od 25 maja 2018 r. Jednocześnie, nie można zapominać o zauważalnym w ostatnich latach wzroście świadomości prawnej klientów w zakresie ochrony danych osobowych.

Niniejszy artykuł stanowi I część cyklu odnoszącego się do danych osobowych i ich ochrony. Postaramy się przybliżyć w nim pojęcie danych osobowych, a także opowiemy o zasadach przetwarzania i ochrony danych osobowych na gruncie obowiązujących przepisów prawa.

W kolejnych częściach przedstawimy najczęstsze błędy dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych, a także przybliżymy zmiany dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych, które będą obowiązywały od 25 maja 2018 r., po wejściu w życie RODO.

1. DANE OSOBOWE. CZYLI CO?

Zacznijmy od początku. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej nazywana „Ustawą”), za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Tłumacząc z języka prawniczego – danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące konkretnej osoby fizycznej, za pomocą których bez większego wysiłku możemy tę osobę zidentyfikować, chociażby nie była ona wyraźnie wskazana.

Za osobę możliwą do zidentyfikowania uważa się taką, której tożsamość można określić bezpośrednio (imię i nazwisko, adres zamieszkania) lub pośrednio, w szczególności poprzez powołanie się na numer identyfikacyjny (np. PESEL) albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Co jednak ważne – dana informacja nie będzie uważana za umożliwiającą określenie tożsamości konkretnej osoby, jeżeli wymagałoby to nieracjonalnych, nieproporcjonalnie dużych (nadmiernych) kosztów, czasu lub działań.

Zatem, danymi osobowymi będą zarówno takie dane, które pozwalają na określenie tożsamości konkretnej osoby, jak i takie, które nie pozwalają na jej natychmiastową identyfikację, ale dopiero przy pewnym nakładzie kosztów, czasu i działań doprowadzą do jej ustalenia.

Co równie ważne, oprócz „zwykłych” danych osobowych, jak imię i nazwisko, PESEL czy adres zamieszkania, wyróżniamy także kategorię danych szczególnie chronionych (tzw. „wrażliwych”). Są to informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, religijnych, filozoficznych, wyznaniu, przynależności do partii lub związku, stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach, życiu seksualnym, skazaniach, orzeczeniach o ukaraniu, mandatach i innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu przed sądem lub urzędem. W odniesieniu do przetwarzania tej kategorii danych osobowych przepisy prawa nakładają bardziej rygorystyczne obowiązki niż w przypadku przetwarzania „zwykłych” danych

2. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH – NA CZYM POLEGA?

Ponownie zacznijmy od przepisów. Głównym założeniem ochrony danych osobowych jest uprawnienie każdego człowieka do ochrony danych osobowych, które go dotyczą. W związku z tym, przetwarzanie danych osobowych możliwe jest jedynie na zasadach określonych w Ustawie.

Za przetwarzanie danych osobowych uznawane jest wykonywanie na nich jakichkolwiek operacji. Przetwarzaniem będzie zatem już samo przechowywanie danych, nawet jeśli podmiot, który takie dane posiada faktycznie z nich nie korzysta. Przez przetwarzanie uważa się także: udostępnianie, zmienianie, modyfikowanie, przekazywanie, zbieranie, utrwalanie, opracowywanie oraz usuwanie danych osobowych.  W szczególności dotyczy to tych operacji, które wykonuje się w systemach informatycznych.

Zatem posiadając dane osobowe swoich klientów (uzyskiwane np. przy zawieraniu umowy) już de facto przetwarzamy te dane. Bez względu na to, czy następnie będziemy wykonywać na takich danych jakiekolwiek inne operacje.

3. ZANIM KLIENT POWIE „TAK”. O ZGODZIE I INNYCH PODSTAWACH DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 Ustawy dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
  • jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W praktyce, w przypadku przedsiębiorców, zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych klientów odbywa się przede wszystkim na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą (pkt 1 powyżej).

Należy zwrócić uwagę na to w jaki sposób zgoda może zostać wyrażona. Na gruncie obowiązujących przepisów zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może mieć charakteru domniemanego czy dorozumianego (zasada ta zmieni się nieco po wejściu w życie RODO, ale o tym bliżej w kolejnych częściach artykułu). Zatem, zgoda musi być wyrażona (przynajmniej do 25 maja 2018 r. 😊) w sposób wyraźny, a osoba która wyraża zgodę musi mieć w chwili jej udzielania jasność co do wszystkich aspektów przetwarzania jej danych osobowych.

Oznacza to, że jeżeli przed udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych klient nie został należycie poinformowany o przysługujących mu prawach, wyrażenie zgody będzie uznane za nieważne, a co za tym idzie – nie będzie istniała podstawa do przetwarzania danych osobowych. To zaś może powodować dalsze konsekwencje, w tym karne i finansowe.

Ustawa dopuszcza także przetwarzanie danych osobowych jeżeli jest to niezbędne do wypełniania prawnie usprawiedliwionych celów (pkt 5 powyżej). Do takich prawnie usprawiedliwionych celów, do których wyrażenie odrębnej zgody przez klienta nie będzie konieczne, zaliczamy przede wszystkim: marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych (czyli przekazywanie klientom informacji o swojej ofercie), bądź dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (w przypadku np. gdy klient pomimo wykonanej usługi nie zapłacił za nią).

4. PRZYCHODZI KLIENT… I CO DALEJ? OBOWIĄZKI INFORMACYJNE ADMINISTRATORA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z Ustawą administrator danych osobowych (czyli w praktyce – Ty, drogi przedsiębiorco) musi spełnić wobec osób, których dane osobowe przetwarza obowiązki informacyjne. Bardzo istotne jest, że obowiązek informacyjny należy spełnić zarówno w momencie gromadzenia danych (pozyskanie nowego klienta), jak i na każdym dalszym etapie ich przetwarzania (wobec obecnych klientów).

Sytuacja pierwsza, czyli „przychodzi klient i…” – jest to sytuacja, gdy dopiero pozyskujemy dane osobowe. W takim przypadku administrator ma obowiązek poinformowania klienta o zasadach i celach wykorzystywania jego danych osobowych i to niezależnie od tego, czy dana osoba wystąpi z wnioskiem o udzielenie informacji czy też nie. W tym przypadku musimy poinformować tę osobę o:

  1. pełnej nazwie i adresie swojej siedziby,
  2. celu zbierania danych, a w szczególności o znanych nam (w chwili udzielania informacji) odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych (tj. w jakim celu potrzebne nam są dane osobowe oraz do jakich innych podmiotów mogą takie dane osobowe zostać przekazane),
  3. prawie do dostępu do treści swoich danych oraz do ich poprawiania,
  4. dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje o podstawie prawnej – w przypadku świadczenia usług najczęściej jest to zasada dobrowolności, aczkolwiek podanie przez klienta danych osobowych jest zazwyczaj konieczne do prawidłowego świadczenia usługi.

W tym miejscu należy wspomnieć o istotnym wyjątku od spełnienia obowiązku informacyjnego – nie istnieje on, gdy osoba, której dane dotyczą posiada już informacje, o których mowa w pkt 1-5 powyżej.

Jeżeli zatem przychodzi do nas osoba, w sprawie zawarcia umowy o trening personalny, to możemy uznać, że posiada ona informacje, o których mowa w pkt 1-5 powyżej, w szczególności jeżeli wiemy, że osoba taka ma świadomość kto jest administratorem danych (zna dane trenera personalnego), orientuje się co do celu ich zbierania (ułożenie planu treningu, przygotowanie diety, przeprowadzenie treningów), oraz wie czy podanie danych jest dobrowolne, czy też obowiązkowe. Osoba ta może/mogła bowiem pozostawać w kontakcie z trenerem personalnym, np. być już wcześniej jego klientem lub obserwuje działalności trenera w mediach (w taki sposób, że posiadała informacje, o których mowa w pkt 1-5 powyżej).  Wtedy, gdy dochodzi do ponownego zbierania danych (przez tego samego administratora, do tych samych celów), można powołać się na spełniony już wcześniej obowiązek poinformowania.

Celem niniejszego artykułu było przybliżenie ogólnej tematyki z zakresu danych osobowych oraz oswojenie czytelnika z tą problematyką. W kolejnej części skupimy się na najczęstszych błędach związanych z przetwarzaniem danych osobowych i zapewnieniem ich ochrony. Wskażemy także na możliwe rozwiązania pozwalające na uniknięcie niechcianych i coraz bardziej kosztownych błędów.

—————————————————————————————

Trenerze
Wiem, że masz dość spamu na swojej skrzynce. Wiem też, że mogę dać Ci więcej niż myślisz. Gratuluję Ci, że wybrałeś zawód Trenera. Jeszcze bardziej gratuluję, że chcesz być najlepszy na rynku. Zapisz się na mój newsletter, a obiecuje Ci, że przy Twoim 100% zaangażowaniu nic Cię nie powstrzyma i uciekniesz konkurencji. To Ty będziesz wyznaczał trendy.
Do usłyszenia.
Kasia F.

[mc4wp_form id=”1980″]